Diferencia entre guardar archivos en OneDrive y SharePoint 

¿Has intentado guardar archivos en OneDrive y SharePoint? Cada una tiene sus cualidades y para cualquier equipo de trabajo es ideal contar con ambas. Sin embargo, ¿Cuándo debes usar una u otra? Te explicaremos a continuación.

¿Cuál es la mejor herramienta para guardar archivos?

Guardar archivos en OneDrive y SharePoint, ¿No sabes cual escoger? Antes que nada, vamos a hacer un breve recuento para explorar las funciones de cada uno. Así tendremos una idea de cuál debemos utilizar.

Entendiendo el funcionamiento de OneDrive

La diferencia clave entre gestionar archivos en OneDrive y SharePoint  radica en su propósito. En el caso de OneDrive, es ser tu escritorio privado en la nube. Es ese archivador personal al que solo tú tienes la llave, aunque puede compartir copias de archivos:

• Protege automáticamente tus carpetas personales como Documentos, Escritorio e Imágenes
• Puedes acceder a tus archivos desde tu PC, móvil o tablet sin esfuerzo gracias a la sincronización
• Eres el único editor y propietario de lo que guardas aquí.
• Es ideal para borradores, escaneos de recibos personales o documentos de RR.HH. que no deben compartirse

En resumen, OneDrive es para tus archivos personales. Especialmente aquellos que no requieren edición constante por parte de un equipo, manteniendo tu información privada segura y sincronizada en todos tus dispositivos.

¿Qué pasa con SharePoint?

Por su parte, SharePoint es una plataforma de colaboración y gestión documental diseñada para equipos. Funciona como una intranet corporativa donde los miembros comparten y trabajan en archivos de forma conjunta. Si OneDrive es tu escritorio privado, SharePoint representa la sala de juntas o el departamento completo.

• Está centrado en equipos y departamentos, no en usuarios individuales.
• Pertenece a la organización, por lo que los archivos son propiedad de la empresa
• Permite crear sitios con permisos avanzados para controlar accesos y niveles de seguridad
• Ofrece metadatos y columnas personalizables para organizar contenido más allá de las carpetas

Por lo tanto, mientras OneDrive es de uso personal, SharePoint impulsa el trabajo colectivo. Comprender estas diferencias te ayudará a decidir dónde almacenar tus archivos en OneDrive y SharePoint. Ambos se complementan para brindar una solución integral de almacenamiento y colaboración.

Cuando guardar archivos en OneDrive o en SharePoint

Elegir dónde guardar tus documentos puede ser confuso con tantas opciones que tenemos a nuestra disposición. La clave está en el uso que le darás al archivo. Como OneDrive está pensado para el trabajo personal, es mejor usarlo si:

• El archivo es solo para ti. Por ejemplo, un borrador de una presentación
• Necesitas acceder a él desde tu móvil o tablet
• Vas a compartirlo puntualmente con alguien externo a la empresa

En cambio, cuando la colaboración en equipo es prioritaria, SharePoint es la mejor opción. Vas a preferirlo en alguno de los siguientes casos:

• El archivo forma parte de un proyecto de equipo
• Varias personas editarán el documento en tiempo real
• El archivo debe seguir disponible aunque tú dejes la empresa
• Necesitas gestionar flujos de trabajo como aprobaciones o revisiones

Recuerda que puedes combinar ambos servicios de Microsoftsegún la fase del documento. Por ejemplo, un borrador personal en OneDrive y luego moverlo a SharePoint para colaborar. Así sacarás el máximo partido a tus archivos en OneDrive y SharePoint.

Ten cuidado al migrar de OneDrive a SharePoint

Muchos usuarios mueven archivos entre servicios sin saber que hacerlo con el explorador de archivos puede dañar los permisos establecidos. También se pueden romper los vínculos de uso compartido activos.

Si un documento comenzó siendo personal en OneDrive, su lugar inicial es correcto. Pero al volverse un archivo de equipo, lo adecuado es subir ese documento directamente a la biblioteca de SharePoint.

Después, debes eliminar o dejar de usar la copia en OneDrive. Así evitas duplicidad y proteges la estructura de permisos. Esta acción garantiza que el equipo acceda siempre a la versión válida.

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Preguntas frecuentes

¿OneDrive y SharePoint comparten el mismo espacio de almacenamiento?

Sí, en la mayoría de los planes de negocio de Microsoft 365, el almacenamiento de OneDrive y SharePoint forma parte de un pool conjunto o cuota asignada a la empresa.

Si trabajo en un documento con mi equipo, ¿puede cada uno guardarlo en su OneDrive y luego compartirlo?

No es lo recomendable. Si cada miembro del equipo guarda una copia en su OneDrive personal y luego la comparte, rápidamente se generarán confusiones con las versiones.

¿Qué pasa con mis archivos de SharePoint si un día dejo de trabajar en la empresa?

A diferencia de tu OneDrive personal, los archivos almacenados en SharePoint pertenecen a la organización, no al individuo. Si un colaborador se marcha, sus documentos permanecen intactos en el sitio de SharePoint, accesibles para el resto del equipo.